Le complexe archivage des documents de travail



Les documents créés dans le cadre des processus opérationnels des entreprises ont une valeur considérable.

Pourtant, les méthodes d'archivage sont souvent mal intégrées aux processus de travail et aux systèmes informatiques. Dominique Maurel, chercheure à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'Université de Montréal, a examiné de plus près la dynamique de création et d'archivage des documents.

On peut envisager l'amélioration de stratégies de classification automatisée des courriels.

Quels documents sont créés ? Quelle valeur les employés leur accordent-ils ? Quelles pratiques documentaires instaurent-ils ? Le constat est clair : les employés participent activement à la création de solutions documentaires, et l'équilibre entre ces pratiques individuelles et les pratiques souhaitées par l'entreprise est fragile. L'arrimage des deux est généralement issu de la négociation.

Les travaux de Dominique Maurel permettent de mieux comprendre comment se confrontent les pratiques individuelles et la gouvernance informationnelle au sein d'une entreprise. Ils offrent aux archivistes des pistes sur leur positionnement politique et stratégique par rapport aux autres intervenants qui participent à la gouvernance de l'information au sein de l'organisation, ce qui les aidera à développer des stratégies pour mieux promouvoir une gouvernance documentaire intégrée.

Sur le plan technologique, les résultats favorisent au quotidien une intégration plus efficace et plus systématique des pratiques documentaires dans les processus de travail des employés et dans les systèmes d'information qu'ils utilisent, afin d'améliorer leur productivité tout en favorisant la conservation et la sécurité des documents. Par exemple, on peut envisager l'amélioration de stratégies de classification automatisée des courriels, la capture automatisée des documents dans un dépôt virtuel, etc.

Ces recherches ont fait l'objet non seulement d'articles dans des revues scientifiques québécoises et françaises, mais aussi de chapitres de livres et de conférences au Québec, en Europe et en Australie.