À propos de FRQnet

Dès le 20 juillet 2017, les membres de la communauté scientifique qui souhaitent transiger avec les Fonds de recherche du Québec seront appelés à utiliser FRQnet. Il s'agit du nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec : Nature et technologies, Santé, Société et culture. FRQnet vise l'harmonisation, la mise à jour technologique et la simplification des processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, au bénéfice de tous.


Le système  permet de gérer l'ensemble des étapes allant du dépôt d'une demande de financement, en passant par son évaluation et la gestion des octrois, jusqu'à l'analyse d'impacts des programmes, et ce, pour les trois Fonds de recherche du Québec.

 

Montréal, 20 novembre 2017 – Le présent communiqué a pour but de clarifier certains points à propos de FRQnet et d'apporter des précisions sur quelques définitions inscrites dans les Règles générales communes. Il fait suite à la rencontre des responsables des bureaux de la recherche des établissements tenue le 18 octobre dernier, ainsi qu'aux questions reçues par le personnel des Fonds de recherche du Québec (FRQ). À cet égard, nous tenons à remercier les membres de la communauté scientifique pour leur précieuse collaboration à la bonification de ce nouvel outil de gestion.

Cette rencontre a permis de dresser un état de la situation et un bilan des principaux problèmes rencontrés et corrigés depuis l'ouverture de FRQnet. Il a été question notamment de la disponibilité de listes de données propres à chaque établissement ainsi que des améliorations fonctionnelles à apporter au portail des établissements.

Voici les améliorations apportées à ce jour :

  • Bonification de la section « Recherches multicritères » : ajout de champs de recherche (Noms, Prénoms, Comptes d'utilisateurs)
  • Ajouts dans le tableau des résultats (statut du dossier, date de mise à jour)
  • Exportation des résultats du tableau vers un fichier Excel (.xls)
  • Mise à disposition de listes de suivi en format Excel (.xls) dans la section « Documents de l'établissement » concernant les détenteurs de privilèges d'accès et les formulaires de demande créés et soumis

Dans un esprit d'amélioration continue, des analyses sont en cours afin de poursuivre la bonification du portail des établissements. Tout commentaire à cet effet sera le bienvenu (infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca).

La notion d'établissement reconnu

Les responsables des bureaux de la recherche ont manifesté le besoin d'avoir des précisions concernant les établissements reconnus par les FRQ pour la gestion de fonds consacrés à la recherche. En effet, seuls les établissements reconnus, dont la liste figure dans les sites Web des trois Fonds, peuvent obtenir des accès au portail des établissements pour l'approbation de demandes ou pour la reddition de comptes électroniques (rapports financiers).

Selon les Règles générales communes des FRQ, le principe de reconnaissance des établissements est partie prenante de l'admissibilité d'une demande d'aide financière (à l'exception des programmes de bourses et de stages de formation). Dans leur formulaire de demande, le candidat ou la candidate doivent obligatoirement sélectionner leur « établissement employeur », c'est-à-dire l'établissement leur garantissant un lien d'emploi. C'est ce même établissement qui sera désigné pour approuver la demande et la transmettre au Fonds par l'entremise du portail des établissements. À noter que le statut de professeur associé d'une université n'équivaut pas à un lien d'emploi avec cet établissement.

Les FRQ ont créé une nouvelle catégorie d'établissement gestionnaire : les organismes gouvernementaux du Québec qui poursuivent une mission de recherche. Toutefois, le fait pour un chercheur ou une chercheuse d'être à l'emploi d'un tel organisme qui aurait obtenu la reconnaissance des FRQ n'est pas suffisant pour devenir un chercheur principal.

Enfin, le seul cas d'exception pour lequel des précisions méritent d'être apportées concerne les programmes de bourses de carrière du FRQS (chercheurs-boursiers). Pour les candidats et candidates à ces programmes, le lien d'emploi n'est pas un critère unique : en respect du Règlement d'application de la Loi sur l'assurance-maladie (a-29, r.5, art. 54), l'administration de la bourse salariale peut s'effectuer dans un établissement qui n'est pas obligatoirement celui qui garantit le lien d'emploi. Par exemple, les fonds peuvent être reçus et gérés par un CIUSSS – qui correspond au lieu de prestation du travail –, alors que la personne possède un lien d'emploi avec une université qui, pour sa part, est responsable de l'approbation du formulaire de demande dans le portail des établissements selon les modalités du programme.

En résumé

Pour présenter une demande à titre de chercheur principal ou pour recevoir des fonds directement ou par virement interétablissement, une personne doit obligatoirement détenir l'un des statuts suivants :

  • Chercheur ou chercheuse universitaire
  • Chercheur universitaire clinicien ou chercheuse universitaire clinicienne
  • Chercheur ou chercheuse de collège

La personne qui pose sa candidature doit obligatoirement sélectionner dans le formulaire électronique l'établissement qui l'emploie. Précisons qu'un statut de professeur associé ne correspond pas à un lien d'emploi. Elle doit vérifier ensuite si son employeur possède le statut d'établissement gestionnaire reconnu par les FRQ.

Avant de confirmer un lien d'emploi et de procéder à toute confirmation d'une demande déposée auprès de lui, l'établissement doit s'assurer qu'il est reconnu par les FRQ comme établissement gestionnaire. Il doit ensuite approuver la demande du chercheur dans FRQnet attestant, ce faisant, que le chercheur est son employé.

Il est important de ne pas confondre l'établissement gestionnaire reconnu, qui gère les fonds de recherche, et le lieu où se déroule la recherche. Par exemple, un chercheur employé par une université (établissement reconnu) pourrait mener ses travaux de recherche dans un établissement du réseau de la santé qui ne l'emploie pas. Dans ce cas, c'est l'établissement employeur (l'université) qui doit être sélectionné par le chercheur dans le formulaire électronique et non l'établissement du réseau de la santé, même si ce dernier apparaît dans la liste des établissements reconnus par les FRQ.

Les ajustements aux Règles générales communes dont il est question ici ne modifient aucunement les processus d'affaires du Registre des centres, groupes et instituts de recherche du FRQS, ni ceux de l'application e-Regroupement utilisée par le FRQNT et le FRQSC.

Rapports financiers : report de la date de dépôt au 2 mars 2018

La date limite pour le dépôt des rapports financiers 2016-2017 du FRQNT et du FRQSC, qui devait être le 4 décembre 2017, est reportée au 2 mars 2018. L'objectif de ce changement de date est de permettre la planification et la tenue de sessions de formation pour les détenteurs et détentrices du rôle « Service des finances » dans le portail des établissements. En effet, ces formations seront l'occasion de discuter des catégories de dépenses harmonisées entre les trois Fonds, des nouvelles structures informationnelles déployées dans le rapport financier ainsi que de la récupération de l'historique des dépenses des dossiers de l'ancien système. L'ouverture du module des rapports financiers FRQnet pour les établissements ayant des rapports 2016-2017 à soumettre est prévue au cours des premières semaines de 2018.

Des invitations aux sessions de formation seront envoyées avant le congé des Fêtes.

Atelier des FRQ au colloque de l'ADARUQ

Enfin, mentionnons que les FRQ participeront à un atelier d'information et d'échange sur FRQnet au 34e Colloque de l'ADARUQ (Association des administratrices et des administrateurs de recherche universitaire du Québec), qui se tiendra du 22 au 24 novembre 2017, à Shawinigan. Il y sera notamment question des rapports financiers, du portail des établissements et du système FRQnet en général.

Besoin d'aide?

Consulter la page web sur les Établissements reconnus pour gérer du financement pour devenir un établissement reconnu par les FRQ.

Pour des questions techniques concernant le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés, dont les coordonnées sont disponibles dans les sites Web de chacun des Fonds.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou le développement de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca.

Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions.

 

Portfolio électronique

 

Portail des établissements

 


Dernière mise à jour : 15 septembre 2017

  1. Qu'est-ce que FRQnet?

FRQnet est le nom du nouveau système de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec (FRQ) : Nature et technologies; Santé; Société et culture.

  1. Pourquoi un nouveau système?

FRQnet a été développé pour harmoniser et simplifier les processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, et pour en effectuer la mise à jour technologique.

  1. Quels seront les avantages de FRQnet?

Le système permet de gérer, de façon intégrée, l'ensemble des étapes allant du dépôt des demandes de financement à leurs évaluations, à la gestion des octrois et à l'analyse d'impact des programmes pour les FRQ. C'est l'outil principal de transaction avec les FRQ, quel que soit le Fonds auquel on s'adresse.

  1. Qui sont les utilisateurs de FRQnet?

Toutes les personnes qui transigent avec les FRQ en lien avec une demande de financement ou la gestion d'un octroi seront appelées à utiliser FRQnet, que ce soit à titre de candidat, de détenteur d'un financement, d'évaluateur, de répondant, de mentor, de superviseur, de gestionnaire d'établissement, etc. À noter toutefois que quelques rares programmes ne sont pas touchés par FRQnet.

  1. FRQnet a-t-il un impact sur l'application e-Regroupement, utilisée par le FRQNT et le FRQSC, ou sur le Registre des centres et instituts de recherche du FRQS?

Non, e-Regroupement et le Registre des centres et instituts de recherche ne sont pas touchés par l'actuelle phase d'implantation de FRQnet. À cet égard, les programmes de subventions des centres de recherche du FRQS de même que ceux des regroupements stratégiques du FRQNT et du FRQSC ne sont pas intégrés dans FRQnet.

  1. Quand FRQnet sera-t-il fonctionnel?

La mise en ligne de FRQnet est prévue pour le 20 juillet 2017.

  1. Comment FRQnet affecte-t-il les façons de faire?

FRQnet étant un système commun aux trois Fonds, il présente des fonctionnalités différentes de celles auxquelles les utilisateurs étaient habitués. Bien que les changements soient plus ou moins importants selon les utilisations, FRQnet se veut le plus convivial possible. Des séances d'information sous forme d'ateliers ont été offertes au cours des dernières semaines et des capsules vidéo sont disponibles sur les sites de chacun des Fonds (voir l'onglet capsules dans cette page). D'autres capsules concernant notamment l'évaluation seront diffusées au courant de l'automne.

  1. Quels sont les liens entre les informations partagées par chacun des Fonds?

L'information saisie dans FRQnet est conservée dans une base de données commune aux FRQ.  Cependant, seules les personnes autorisées, qui ont besoin de connaître cette information pour l'évaluation, la gestion d'un octroi ou son suivi, ont accès à ces informations.

Les conseillers scientifiques et autres mandataires des FRQ, les évaluateurs, les employés des établissements gestionnaires et toute autre personne à qui il sera demandé de collaborer à l'évaluation ou à la gestion des octrois doivent signer des engagements de confidentialité.  Ce partage d'information s'inscrit en réponse aux attentes de la loi constitutive des Fonds, qui exige une mise en commun de leurs activités administratives (RLRQ, c. M 15.1.0.1, art. 33).

  1. Dans FRQnet, les formulaires de demandes de bourse ou de subvention sont-ils communs pour les mêmes programmes entre les FRQ?

À court terme, chacun des Fonds maintient les liens entre ses programmes et ses formulaires. À long terme, les FRQ travailleront à harmoniser la forme et les contenus des formulaires lorsqu'il s'agit exactement des mêmes programmes.  Cependant, tous les programmes prennent appui sur des règles de base communes : les Règles générales communes.

  1. Les fichiers joints aux CCV sont-ils harmonisés?

Il n'y a pas de changements quant aux fichiers joints aux CCV pour les concours de l'automne 2017; chaque personne continuera à remplir le fichier joint du Fonds auprès duquel elle postule. Les FRQ sont en discussion avec les responsables du CCV pour améliorer ce processus.

  1. Les utilisateurs de FRQnet doivent-ils se créer un nouveau NIP?

Non, il n'y a pas de NIP dans FRQnet. Toutes les personnes utilisant FRQnet pour la première fois seront invitées à prendre connaissance des nouvelles politiques d'utilisation de FRQnet et à remplir un profil. Toutefois, les personnes qui avaient un NIP pour accéder à l'ancien système des FRQ doivent l'utiliser, ainsi que leur mot de passe, lors de la première connexion à FRQnet. Une fois leur profil rempli, c'est l'adresse courriel qui devient par la suite l'identifiant principal.

  1. Est-il nécessaire de remplir un profil?

Oui, tous les utilisateurs de FRQnet doivent remplir un profil.  L'adresse courriel sert d'identifiant principal (compte utilisateur).  Néanmoins, les FRQ verront à lier tous les anciens dossiers et tous les nouveaux dossiers de chaque personne pour assurer un suivi.

Dans FRQnet, le  même identifiant et le même mot de passe sont utilisés quel que soit le rôle que la personne sera appelée à jouer dans FRQnet : candidat, candidate, évaluateur, évaluatrice,  employé, employée d'un établissement gestionnaire, etc.

  1. Si un utilisateur change d'adresse de courriel, doit-il se créer un nouveau compte utilisateur?

Non, il est important de ne pas se créer un nouveau compte utilisateur si l'on change d'adresse de courriel. En effet, une multitude de données sont liées au compte utilisateur telles que les demandes passées, les informations concernant le financement reçu et l'association au CV commun canadien. Dans le cas d'un changement d'adresse de courriel, il faut simplement accéder à son portfolio électronique avec son ancienne adresse et la modifier par la suite dans son profil. Ainsi, toutes les données liées au compte seront conservées.

  1. Est-il nécessaire de se créer un compte utilisateur différent pour chacun des trois Fonds?

Non, un seul compte utilisateur est nécessaire pour transiger avec l'un ou l'autre des trois Fonds et pour accéder aux différents portails. Le passage d'un Fonds à l'autre se fait par l'entremise d'une page commune aux trois Fonds.

  1. Est-il nécessaire de se créer un compte utilisateur différent selon le rôle joué (candidat, superviseur, évaluateur, gestionnaire d'établissement, etc.)?

Non. Quels que soient le ou les rôles joués par l'utilisateur de FRQnet, celle-ci utilisera un seul compte.

  1. Les dossiers actuels sont-ils transférés dans FRQnet?

Oui, les dossiers d'octroi en cours ont été transférés dans FRQnet.  Il en va de même de certains éléments des dossiers dont le financement est terminé. Cependant, toute la base de données d'archives ne sera pas versée dans FRQnet, et ce,  par souci de sécurité et en conformité avec le calendrier de conservation des données des FRQ.

Soulignons que FRQnet n'est pas un outil d'archivage à long terme. Il est recommandé de faire des copies pour ses archives personnelles.

  1. Y a-t-il des changements par rapport au mode de fonctionnement en termes de reddition de comptes, dans la gestion de leur octroi, pour les personnes actuellement boursières ou détentrices d'une subvention?

Les interfaces avec FRQnet sont différentes des interfaces qui étaient disponibles jusqu'à maintenant et les types d'interventions à effectuer pour les titulaires de bourses ou de subventions sont plus harmonisés entre les FRQ : rapport d'étape, demande de versement, rapport final, rapport financier, demande de modifications, etc.

Des capsules d'information ont été produites par les FRQ pour s'assurer que les modules en lien avec la gestion du financement et de la reddition de comptes sont bien remplis. Elles sont disponibles sous l'onglet capsule de cette page. D'autres capsules seront produites à l'automne. Toutes les personnes doivent être attentives de manière à pouvoir s'approprier ces informations dès la mise à leur disposition du portail « portfolio électronique », qui remplace celui de « mon dossier » actuellement actif aux FRQNT et FRQSC. Les titulaires de bourses ou de subventions du FRQS utilisent déjà un portail appelé « portfolio électronique », auquel quelques modifications ont été apportées.

  1. Y a-t-il des changements quant au mode de saisie des rapports financiers et à leurs dates limites de transmission?

Oui, il y a des changements, mais ils varient selon le Fonds. Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d'échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), sont toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.

  1. Avec quels navigateurs FRQnet est-il compatible?

FRQnet a été testé sur les plus récentes versions des navigateurs suivants :  

  • Chrome (versions C35 et C34 ou plus récentes)
  • Firefox (versions FF30 et FF29 ou plus récentes)
  • Internet Explorer (versions IE 10, IE 11 ou plus récentes)
  • Safari (version S7 ou plus récente)

Si votre navigateur n'est pas à jour, cela pourrait vous occasionner des difficultés d'accès à FRQnet.  Le site est visible sur les autres versions des navigateurs, mais elles n'ont pas été testées. Ainsi, certains éléments peuvent ne pas s'afficher conformément.

  1. FRQnet sera-t-il disponible en anglais?

Seules certaines sections de FRQnet seront disponibles en anglais, telles que les interfaces générales du portfolio électronique, la page de création du compte et le profil, les consentements et certains formulaires de demande de financement.

  1. Quel genre d'appuis les FRQ offrent-ils en cas de difficultés à utiliser le système?

Pour des questions d'ordre technique dans le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes de financement, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

Un répertoire de l'ensemble des capsules vidéo explicatives se trouve également dans les pages dédiées à FRQnet (deuxième onglet).

 

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