À propos de FRQnet

Dès le 20 juillet 2017, les membres de la communauté scientifique qui souhaitent transiger avec les Fonds de recherche du Québec seront appelés à utiliser FRQnet. Il s'agit du nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec : Nature et technologies, Santé, Société et culture. FRQnet vise l'harmonisation, la mise à jour technologique et la simplification des processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, au bénéfice de tous.


Le système  permet de gérer l'ensemble des étapes allant du dépôt d'une demande de financement, en passant par son évaluation et la gestion des octrois, jusqu'à l'analyse d'impacts des programmes, et ce, pour les trois Fonds de recherche du Québec.

 

Montréal, 13 juillet 2017 – Les Fonds de recherche du Québec (FRQ) sont heureux d'annoncer le lancement le 20 juillet prochain de FRQnet, le nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec – Nature et technologies, Santé, Société et culture.

L'élaboration de ce projet d'envergure a permis de revoir l'ensemble des processus utilisés par les FRQ, allant de l'admissibilité des demandes de financement jusqu'à la reddition de comptes.

Rappelons que FRQnet offre une porte d'entrée unique qui donne accès à cinq portails, dont quatre servent à la communauté de la recherche : le portfolio électronique, le portail des établissements, le portail des évaluateurs et évaluatrices et le portail des partenaires. Le cinquième, le portail administratif, sert uniquement au personnel des FRQ pour la gestion.

Le 20 juillet, seuls le portfolio électronique et le portail des établissements seront accessibles à la communauté de la recherche. Le portail des évaluateurs et celui des partenaires seront accessibles plus tard au courant de l'automne.


 

Pour accéder à FRQnet

Voici l'hyperlien pour accéder à la page d'entrée de FRQnet : https://frqnet.frq.gouv.qc.ca/portfolio/ (fonctionnel à partir du 20 juillet).

La première étape consiste à activer un compte et à remplir un profil d'utilisateur dans le portfolio électronique.

Tous les utilisateurs de FRQnet doivent remplir un profil. L'adresse de courriel sert d'identifiant principal (compte utilisateur). Néanmoins, les FRQ verront à lier tous les anciens dossiers et tous les nouveaux dossiers de chaque personne pour en assurer un suivi.

Les personnes qui avaient un NIP pour accéder à l'ancien système des FRQ doivent l'utiliser, ainsi que leur mot de passe, lors de la première connexion à FRQnet. Une fois leur profil rempli, c'est l'adresse de courriel qui devient par la suite l'identifiant principal. Il est très important de consulter d'abord cette capsule vidéo avant de faire cette opération :

Le même identifiant et le même mot de passe sont utilisés quel que soit le rôle que la personne sera appelée à jouer dans FRQnet : candidat, candidate, évaluateur, évaluatrice, employé, employée d'un établissement gestionnaire, etc.

Voici une série de capsules vidéo disponibles pour se familiariser avec ces différentes étapes :

Pour déposer une demande ou gérer son financement : le portfolio électronique

Lors de l'ouverture de nouveaux concours de bourses et subventions, c'est aussi dans le portfolio électronique que les candidats et candidates devront soumettre leurs demandes et gérer leur financement. Pour se familiariser avec le système, voici des capsules vidéo pour :

Pour suivre les demandes et les octrois : le portail des établissements

À l'usage exclusif des établissements, ce portail remplace l'extranet du FRQNT et du FRQSC et le portail des institutions du FRQS. C'est désormais l'unique interface que les établissements utiliseront pour transiger avec les trois Fonds (suivre une demande ou un octroi, faire un rapport, etc.). Le personnel des établissements peut y suivre les demandes et les octrois des chercheurs et des chercheuses, ainsi que des étudiants et des étudiantes de leur organisation, le cas échéant. Il est possible d'établir une date interne d'approbation des dossiers et d'interagir directement avec les candidats et candidates à l'intérieur de ce portail avant la transmission de la demande de financement à l'un ou l'autre des FRQ, lorsque applicable.

Voici des capsules vidéo destinées aux gestionnaires des établissements pour :

Une nouveauté pour le FRQS : pour les concours des programmes de bourses de carrière, les établissements doivent approuver les demandes avant la date limite du concours.

À noter que les FRQ gèrent seulement les privilèges de gestion. Les établissements doivent eux-mêmes s'assurer qu'ils ont donné les différents accès à leurs collaborateurs dès l'ouverture de FRQnet, sans quoi la transmission des demandes dans les délais requis pourrait être compromise.

Au cours des dernières semaines, les FRQ ont convié les gestionnaires d'établissements à une douzaine d'ateliers pour leur présenter FRQnet et les informer des nouveautés qu'offre cet outil. Les participants ont formulé une série de suggestions qui seront examinées par les FRQ au cours de la prochaine année dans un esprit d'amélioration continue.
 

Quelques éléments importants à signaler

  • Une fois les demandes transmises aux Fonds par les étudiants (bourses de formation), par les chercheurs (subventions) ou par les établissements (bourses de carrière, subventions nécessitant une approbation par un établissement) il ne sera plus possible de les modifier.
  • Les cochercheurs et cochercheuses doivent désormais donner leur consentement afin d'être considérés comme partie prenante de la demande de financement.
  • Les programmes de subventions des centres de recherche du FRQS de même que ceux des regroupements stratégiques du FRQNT et du FRQSC ne sont pas intégrés dans FRQnet. Ainsi, le Registre des centres et instituts de recherche et e-Regroupement et ne sont pas touchés par l'actuelle phase d'implantation de FRQnet.
  • Il est important de noter que le nombre de statuts en recherche a été réduit et que leurs définitions ont été harmonisées entre les trois Fonds. Consultez la section des définitions dans les règles générales communes (page 5 et suivantes).
  • Dans leurs règles générales communes, les FRQ prévoient que seuls les établissements qu'ils reconnaissent peuvent administrer l'octroi d'une subvention des FRQ. Consultez la liste des établissements reconnus.
     
Très important : s'y prendre d'avance!


En naviguant dans le nouveau système, plusieurs constateront des changements dans la présentation des formulaires, des différents écrans… De plus, certains changements mentionnés ci-haut tels que ceux qui touchent les nouveaux statuts en recherche demanderont de prendre connaissance des nouveautés avant de faire une demande de financement. Un conseil très important : mieux vaut s'y prendre d'avance afin de sa familiariser avec les nouvelles interfaces et autres modifications et s'assurer ainsi de respecter les dates limites des concours!
 

Besoin d'aide?

Pour des questions d'ordre technique dans le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes de financement, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions (troisième onglet).

Un répertoire de l'ensemble des capsules vidéo explicatives se trouve également dans les pages dédiées à FRQnet (deuxième onglet).

 

Portfolio électronique

 

Portail des établissements

 


Dernière mise à jour : 13 juillet 2017

  1. Qu'est-ce que FRQnet?

FRQnet est le nom du nouveau système de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec (FRQ) : Nature et technologies; Santé; Société et culture.

  1. Pourquoi un nouveau système?

FRQnet a été développé pour harmoniser et simplifier les processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, et pour en effectuer la mise à jour technologique.

  1. Quels seront les avantages de FRQnet?

Le système permet de gérer, de façon intégrée, l'ensemble des étapes allant du dépôt des demandes de financement à leurs évaluations, à la gestion des octrois et à l'analyse d'impact des programmes pour les FRQ. C'est l'outil principal de transaction avec les FRQ, quel que soit le Fonds auquel on s'adresse.

  1. Qui sont les utilisateurs de FRQnet?

Toutes les personnes qui transigent avec les FRQ en lien avec une demande de financement ou la gestion d'un octroi seront appelées à utiliser FRQnet, que ce soit à titre de candidat, de détenteur d'un financement, d'évaluateur, de répondant, de mentor, de superviseur, de gestionnaire d'établissement, etc. À noter toutefois que quelques rares programmes ne sont pas touchés par FRQnet.

  1. FRQnet a-t-il un impact sur l'application e-Regroupement, utilisée par le FRQNT et le FRQSC, ou sur le Registre des centres et instituts de recherche du FRQS?

Non, e-Regroupement et le Registre des centres et instituts de recherche ne sont pas touchés par l'actuelle phase d'implantation de FRQnet. À cet égard, les programmes de subventions des centres de recherche du FRQS de même que ceux des regroupements stratégiques du FRQNT et du FRQSC ne sont pas intégrés dans FRQnet.

  1. Quand FRQnet sera-t-il fonctionnel?

La mise en ligne de FRQnet est prévue pour le 20 juillet 2017.

  1. Comment FRQnet affecte-t-il les façons de faire?

FRQnet étant un système commun aux trois Fonds, il présente des fonctionnalités différentes de celles auxquelles les utilisateurs étaient habitués. Bien que les changements soient plus ou moins importants selon les utilisations, FRQnet se veut le plus convivial possible. Des séances d'information sous forme d'ateliers ont été offertes au cours des dernières semaines et des capsules vidéo sont disponibles sur les sites de chacun des Fonds (voir l'onglet capsules dans cette page). D'autres capsules concernant notamment l'évaluation seront diffusées au courant de l'automne.

  1. Quels sont les liens entre les informations partagées par chacun des Fonds?

L'information saisie dans FRQnet est conservée dans une base de données commune aux FRQ.  Cependant, seules les personnes autorisées, qui ont besoin de connaître cette information pour l'évaluation, la gestion d'un octroi ou son suivi, ont accès à ces informations.

Les conseillers scientifiques et autres mandataires des FRQ, les évaluateurs, les employés des établissements gestionnaires et toute autre personne à qui il sera demandé de collaborer à l'évaluation ou à la gestion des octrois doivent signer des engagements de confidentialité.  Ce partage d'information s'inscrit en réponse aux attentes de la loi constitutive des Fonds, qui exige une mise en commun de leurs activités administratives (RLRQ, c. M 15.1.0.1, art. 33).

  1. Dans FRQnet, les formulaires de demandes de bourse ou de subvention sont-ils communs pour les mêmes programmes entre les FRQ?

À court terme, chacun des Fonds maintient les liens entre ses programmes et ses formulaires. À long terme, les FRQ travailleront à harmoniser la forme et les contenus des formulaires lorsqu'il s'agit exactement des mêmes programmes.  Cependant, tous les programmes prennent appui sur des règles de base communes : les Règles générales communes.

  1. Les fichiers joints aux CCV sont-ils harmonisés?

Il n'y a pas de changements quant aux fichiers joints aux CCV pour les concours de l'automne 2017; chaque personne continuera à remplir le fichier joint du Fonds auprès duquel elle postule. Les FRQ sont en discussion avec les responsables du CCV pour améliorer ce processus.

  1. Les utilisateurs de FRQnet doivent-ils se créer un nouveau NIP?

Non, il n'y a pas de NIP dans FRQnet. Toutes les personnes utilisant FRQnet pour la première fois seront invitées à prendre connaissance des nouvelles politiques d'utilisation de FRQnet et à remplir un profil. Toutefois, les personnes qui avaient un NIP pour accéder à l'ancien système des FRQ doivent l'utiliser, ainsi que leur mot de passe, lors de la première connexion à FRQnet. Une fois leur profil rempli, c'est l'adresse courriel qui devient par la suite l'identifiant principal.

  1. Est-t-il nécessaire de remplir un profil?

Oui, tous les utilisateurs de FRQnet doivent remplir un profil.  L'adresse courriel sert d'identifiant principal (compte utilisateur).  Néanmoins, les FRQ verront à lier tous les anciens dossiers et tous les nouveaux dossiers de chaque personne pour assurer un suivi.

Dans FRQnet, le  même identifiant et le même mot de passe sont utilisés quel que soit le rôle que la personne sera appelée à jouer dans FRQnet : candidat, candidate, évaluateur, évaluatrice,  employé, employée d'un établissement gestionnaire, etc.

  1. Est-ce qu'il est nécessaire de se créer un compte utilisateur différent pour chacun des trois Fonds?

Non, un seul compte utilisateur est nécessaire pour transiger avec l'un ou l'autre des trois Fonds et pour accéder aux différents portails. Le passage d'un Fonds à l'autre se fait par l'entremise d'une page commune aux trois Fonds.

  1. Est-ce qu'il est nécessaire de se créer un compte utilisateur différent selon le rôle joué (candidat, superviseur, évaluateur, gestionnaire d'établissement, etc.)?

Non. Quels que soient le ou les rôles joués par l'utilisateur de FRQnet, celle-ci utilisera un seul compte.

  1. Les dossiers actuels sont-ils transférés dans FRQnet?

Oui, les dossiers d'octroi en cours ont été transférés dans FRQnet.  Il en va de même de certains éléments des dossiers dont le financement est terminé. Cependant, toute la base de données d'archives ne sera pas versée dans FRQnet, et ce,  par souci de sécurité et en conformité avec le calendrier de conservation des données des FRQ.

Soulignons que FRQnet n'est pas un outil d'archivage à long terme. Il est recommandé de faire des copies pour ses archives personnelles.

  1. Y a-t-il des changements par rapport au mode de fonctionnement en termes de reddition de comptes, dans la gestion de leur octroi, pour les personnes actuellement boursières ou détentrices d'une subvention?

Les interfaces avec FRQnet sont différentes des interfaces qui étaient disponibles jusqu'à maintenant et les types d'interventions à effectuer pour les titulaires de bourses ou de subventions sont plus harmonisés entre les FRQ : rapport d'étape, demande de versement, rapport final, rapport financier, demande de modifications, etc.

Des capsules d'information ont été produites par les FRQ pour s'assurer que les modules en lien avec la gestion du financement et de la reddition de comptes sont bien remplis. Elles sont disponibles sous l'onglet capsule de cette page. D'autres capsules seront produites à l'automne. Toutes les personnes doivent être attentives de manière à pouvoir s'approprier ces informations dès la mise à leur disposition du portail « portfolio électronique », qui remplace celui de « mon dossier » actuellement actif aux FRQNT et FRQSC. Les titulaires de bourses ou de subventions du FRQS utilisent déjà un portail appelé « portfolio électronique », auquel quelques modifications ont été apportées.

  1. Y a-t-il des changements quant au mode de saisie des rapports financiers et à leurs dates limites de transmission?

Oui, il y a des changements, mais ils varient selon le Fonds. Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d'échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), sont toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.

  1. Avec quels navigateurs FRQnet est-il compatible?

FRQnet a été testé sur les plus récentes versions des navigateurs suivants :  

  • Chrome (versions C35 et C34 ou plus récentes)
  • Firefox (versions FF30 et FF29 ou plus récentes)
  • Internet Explorer (versions IE 10, IE 11 ou plus récentes)
  • Safari (version S7 ou plus récente)

Si votre navigateur n'est pas à jour, cela pourrait vous occasionner des difficultés d'accès à FRQnet.  Le site est visible sur les autres versions des navigateurs, mais elles n'ont pas été testées. Ainsi, certains éléments peuvent ne pas s'afficher conformément.

  1. FRQnet sera-t-il disponible en anglais?

Seules certaines sections de FRQnet seront disponibles en anglais, telles que les interfaces générales du portfolio électronique, la page de création du compte et le profil, les consentements et certains formulaires de demande de financement.

  1. Quel genre d'appuis les FRQ offrent-ils en cas de difficultés à utiliser le système?

Pour des questions d'ordre technique dans le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes de financement, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

Un répertoire de l'ensemble des capsules vidéo explicatives se trouve également dans les pages dédiées à FRQnet (deuxième onglet).

 

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