À propos de FRQnet

Dès juillet 2017, les membres de la communauté scientifique qui souhaitent interagir avec les Fonds de recherche du Québec seront appelés à utiliser FRQnet. Il s'agit du nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec : Nature et technologies, Santé, Société et culture. FRQnet vise l'harmonisation, la mise à jour technologique et la simplification des processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, au bénéfice de tous.


Le système  permettra de gérer l'ensemble des étapes allant du dépôt d'une demande de financement, en passant par son évaluation et la gestion des octrois, jusqu'à l'analyse d'impacts des programmes, et ce, pour les trois Fonds de recherche du Québec.

D'ici son implantation, la communauté scientifique sera informée régulièrement de l'état d'avancement du projet au moyen de cette page Web accessible dans les sites des trois Fonds. 

Afin de faciliter la transition, vous pouvez poser vos questions et formuler vos commentaires à l'adresse courriel suivante : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

 

Fermeture de l'accès aux systèmes

FRQNT et FRQSC : 2 juin 2017, 18h
FRQS : 9 juin 2017, 18h

Le Registre des centres et instituts de recherche du FRQS et l'application eRegroupement du FRQNT et du FRQSC ne sont pas touchés par cette interruption et demeureront donc fonctionnels.

Dans le cadre de l'implantation du nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions FRQnet prévue en juillet, les Fonds de recherche du Québec (FRQ) devront interrompre l'accès aux systèmes actuels au début du mois de juin 2017 pour l'ensemble des utilisateurs et utilisatrices. Cette opération s'avère nécessaire afin d'effectuer la transition finale des systèmes actuels vers FRQnet.

Durant cette période de transition, le personnel des FRQ aura accès aux systèmes actuels pour toute demande d'information. Toutefois, il est important de noter qu'aucune transaction ou modification des données ne sera possible pendant cette période. La date officielle d'ouverture de FRQnet sera annoncée dans quelques semaines.

Les FRQ s'excusent des inconvénients que cela peut représenter.

 

Montréal, 11 mai 2017 – FRQnet, le nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec – Nature et technologies, Santé, Société et culture – entrera en fonction en juillet prochain. Une porte d'entrée unique donnera accès à cinq portails, dont quatre serviront à la communauté de la recherche : le portfolio électronique, le portail des établissements, le portail des évaluateurs et évaluatrices et le portail des partenaires. Le cinquième, le portail administratif, servira uniquement au personnel des FRQ pour la gestion interne.

Le portfolio électronique et le portail des établissements seront les premières interfaces nécessitant des actions de la part de la communauté de la recherche, et ce, dès juillet 2017.

 

 

Le portfolio électronique

Pour les personnes qui utilisent actuellement les systèmes du FRQNT et du FRQSC, le portfolio électronique est l'équivalent de ce qui était auparavant appelé « Votre dossier » et « Dossier du boursier ».

La première étape d'utilisation de ce portfolio électronique consistera, pour chaque personne qui désire déposer une demande ou suivre son dossier dans l'un des FRQ, à remplir les informations de son compte et de son profil.

Étant donné que toutes les informations concernant les dossiers en cours de financement auront migré vers le nouveau système à partir de juillet 2017, et afin d'y avoir accès, les personnes déjà inscrites dans l'un des systèmes actuels des FRQ devront aussi réaliser cette étape pour activer leur compte, y valider l'information et signer un nouveau formulaire de consentement. Un message à cet effet sera communiqué à l'ensemble de la communauté scientifique durant les premiers jours de l'ouverture du système, en juillet 2017.

La deuxième étape sera réalisée lors de l'ouverture de nouveaux concours de bourses et subventions à compter de juillet 2017: c'est aussi dans ce portfolio électronique que les candidats et candidates devront soumettre leurs demandes. Pour faciliter l'appropriation du système, une série de capsules vidéo seront alors offertes, par exemple :  

  • Créer un nouveau compte utilisateur
  • Accéder en tant que candidat ou candidate
  • Accéder au concours disponible et commencer une demande de financement
  • Accéder en tant que cochercheur ou cochercheuse
  • Remplir et soumettre un formulaire en ligne

Le portail des établissements

Le portail des établissements, qui remplacera l'extranet du FRQNT et du FRQSC et le portail des institutions du FRQS, sera l'unique interface que les établissements utiliseront pour communiquer avec les trois Fonds. Le personnel des établissements pourra y suivre les demandes faites par les chercheurs et les chercheuses de leur organisation, le cas échéant. Il sera possible d'établir une date interne d'approbation des dossiers et d'interagir directement avec les chercheurs et les chercheuses à l'intérieur de ce portail avant la transmission de la demande de financement à l'un ou l'autre des FRQ lorsque applicable.

Voici les principales actions que devra effectuer le personnel de l'établissement qui souhaitera utiliser ce portail au cours des premiers mois :

  • Attribution des rôles en fonction du compte utilisateur FRQnet
  • Approbation des demandes, des avis et des lettres d'intention lorsque applicable
  • Confirmation d'inscription (bourses) pour le FRQNT et le FRQSC, et au cours de l'année 2017-2018 pour le FRQS
  • Gestion (rapports finaux, rapports financiers, transferts inter-établissements, etc.)

D'ici quelques semaines, les FRQ communiqueront avec la personne responsable de la recherche dans chaque établissement pour qu'elle désigne la ou les personnes qui auront un rôle de gestion dans le portail. Lors de l'ouverture du système, ceci permettra aux établissements de gérer  eux-mêmes les accès des groupes d'utilisateurs assignés aux rôles d'agents ou d'agentes de liaison, de responsables des services administratifs et de responsables des services financiers. Le processus d'appropriation du nouveau système FRQnet sera ainsi facilité pour ces personnes.

Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers de 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d'échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces  rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), seront toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.

Pour ce qui a trait à la confirmation d'inscription de la part des établissements pour les étudiantes et étudiants titulaires d'une bourse, les FRQ ont décidé de retirer le numéro de matricule étudiant universitaire au profit du code permanent étudiant (CPE) pour tous les établissements concernés. Comme c'était le cas jusqu'à maintenant pour le numéro de matricule étudiant universitaire, le CPE ne sera pas obligatoire ou conditionnel à la transmission du formulaire. Cette procédure de confirmation d'inscription, qui n'existait pas pour le FRQS, s'appliquera désormais pour ce Fonds au cours de l'année 2017-2018.

À venir

Au cours de la semaine du 12 juin, les FRQ tiendront des rencontres afin que les personnes désignées pour interagir dans le portail des établissements puissent échanger avec l'équipe du projet FRQnet et se familiariser avec ce système. Une invitation sera acheminée aux personnes visées.

Quant aux informations relatives à l'utilisation du portail des évaluateurs et du portail des partenaires, elles seront communiquées ultérieurement.

Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions mise à jour.

Les questions et les commentaires peuvent être envoyés à l'adresse courriel suivante : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

  1. Qu'est-ce que FRQnet?

FRQnet est le nom du nouveau système de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec (FRQ) : Nature et technologies; Santé; Société et culture.

  1. Pourquoi un nouveau système?

FRQnet a été développé pour harmoniser et simplifier les processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, et pour en effectuer la mise à jour technologique.

  1. Quels seront les avantages de FRQnet?

Le système permettra de gérer, de façon intégrée, l'ensemble des étapes allant du dépôt des demandes de financement à leurs évaluations, à la gestion des octrois et à l'analyse d'impact des programmes pour les FRQ.

  1. Quand FRQnet sera-t-il fonctionnel?

La mise en ligne de FRQnet est prévue pour juillet 2017.

  1. Comment FRQnet affectera-t-il les façons de faire?

FRQnet étant un système commun aux trois Fonds, il présentera des fonctionnalités différentes de celles auxquelles les utilisateurs étaient habitués. Bien que les changements soient plus ou moins importants selon les utilisations, FRQnet se veut le plus convivial possible. Des formations sous forme de webinaires, d'ateliers ou de capsules seront offertes au cours des prochains mois et rendues ensuite disponibles sur les sites de chacun des Fonds.

  1. Quels seront les liens entre les informations partagées par chacun des Fonds?

L'information saisie dans FRQnet sera conservée dans une base de données commune aux FRQ. Cependant, seules les personnes autorisées, qui ont besoin de connaître cette information pour l'évaluation, la gestion d'un octroi ou son suivi, auront accès à ces informations.

Les conseillers scientifiques et autres mandataires des FRQ, les évaluateurs, les employés des établissements gestionnaires et toute autre personne à qui il sera demandé de collaborer à l'évaluation ou à la gestion des octrois devront signer des engagements de confidentialité. Ce partage d'information s'inscrit en réponse aux attentes de la loi constitutive des Fonds, qui exige une mise en commun de leurs activités administratives (RLRQ, c. M 15.1.0.1, art. 33).

  1. Dans FRQnet, les formulaires de demandes de bourse ou de subvention seront-ils communs pour les mêmes programmes entre les FRQ?

À court terme, chacun des Fonds maintiendra les liens entre ses programmes et ses formulaires. À long terme, les FRQ travailleront à harmoniser la forme et les contenus des formulaires lorsqu'il s'agit exactement des mêmes programmes. Cependant, tous les programmes prennent appui sur des règles de base communes : les Règles générales communes.

  1. Les fichiers joints aux CCV seront-ils harmonisés?

Il n'y aura pas de changements quant aux fichiers joints aux CCV pour les concours de l'automne 2017; chaque personne continuera à remplir le fichier joint du Fonds auprès duquel elle postule. Les FRQ sont en discussion avec les responsables du CCV pour améliorer ce processus.

  1. Quel genre d'appuis les FRQ offriront-ils en cas de difficultés à utiliser le système?

Toutes les équipes au sein des FRQ seront disponibles pour apporter leur soutien aux personnes appelées à utiliser FRQnet. Toutefois, au cours de la prochaine année, ces personnes seront invitées, avant de faire appel à l'aide des FRQ, à visionner les capsules d'information qui seront mises à leur disposition. Cette consigne sera indiquée également dans les règles de programmes.

  1. Les utilisateurs de FRQnet devront-ils se créer un nouveau NIP?

Non, il n'y aura pas de NIP dans FRQnet. Toutes les personnes utilisant FRQnet pour la première fois seront invitées à prendre connaissance des nouvelles politiques d'utilisation de FRQnet et à remplir un profil.

  1. Sera-t-il nécessaire de remplir un profil?

Oui, tous les utilisateurs de FRQnet devront remplir un profil. L'adresse courriel servira d'identifiant principal (compte utilisateur). Néanmoins, les FRQ verront à lier tous les anciens dossiers et tous les nouveaux dossiers de chaque personne pour assurer un suivi.

Dans FRQnet, le même identifiant et le même mot de passe seront utilisés quel que soit le rôle que la personne sera appelée à jouer dans FRQnet : candidat, candidate, évaluateur, évaluatrice, employé, employée d'un établissement gestionnaire, etc.

  1. Les dossiers actuels seront-ils transférés dans FRQnet?

Oui, les dossiers d'octroi en cours seront transférés dans FRQnet. Il en ira de même de certains éléments des dossiers dont le financement est terminé. Cependant, toute la base de données d'archives ne sera pas versée dans FRQnet, et ce, par souci de sécurité et en conformité avec le calendrier de conservation des données des FRQ.

Avant le lancement de FRQnet, des précisions seront transmises aux personnes concernées quant à la durée d'accès des données sur FRQnet. Soulignons que FRQnet n'est pas un outil d'archivage à long terme. Il est recommandé de faire des copies pour ses archives personnelles.

  1. Y aura-t-il des changements par rapport au mode de fonctionnement actuel en termes de reddition de comptes, dans la gestion de leur octroi, pour les personnes actuellement boursières ou détentrices d'une subvention?

Les interfaces avec FRQnet seront différentes des interfaces actuelles et les types d'interventions à effectuer pour les titulaires de bourses ou de subventions seront plus harmonisés entre les FRQ : rapport d'étape, demande de versement, rapport final, rapport financier, demande de modifications, etc.

Des capsules d'information seront produites par les FRQ pour s'assurer que les modules en lien avec la gestion du financement et de la reddition de comptes sont bien remplis. Toutes les personnes devront être attentives de manière à pouvoir s'approprier ces informations dès la mise à leur disposition du portail « portfolio électronique », qui remplacera celui de « mon dossier » actuellement actif aux FRQNT et FRQSC. Les titulaires de bourses ou de subventions du FRQS utilisent déjà un portail appelé « portfolio électronique », auquel quelques modifications seront apportées.

  1. Avec quels navigateurs FRQnet est-il compatible? 

FRQnet a été testé sur les plus récentes versions des navigateurs suivants :

  • Chrome (versions C35 et C34 ou plus récentes)
  • Firefox (versions FF30 et FF29 ou plus récentes)
  • Internet Explorer (versions IE 10, IE 11 ou plus récentes)
  • Safari (version S7 ou plus récente)

Si votre navigateur n'est pas à jour, cela pourrait vous occasionner des difficultés d'accès FRQnet. Le site est visible sur les autres versions des navigateurs, mais elles n'ont pas été testées. Ainsi, certains éléments peuvent ne pas s'afficher conformément.

  1. Est-ce qu'il sera nécessaire de se créer un compte utilisateur différent pour chacun des trois Fonds?

Un seul compte utilisateur sera nécessaire pour interagir avec l'un ou l'autre des trois Fonds et pour accéder aux différents portails. Le passage d'un Fonds à l'autre se fera par l'entremise d'une page commune aux trois Fonds.

  1. FRQnet va-t-il avoir un impact sur l'application e-Regroupement, utilisée par le FRQNT et le FRQSC, ou sur le Registre des centres et instituts de recherche du FRQS?

Non, e-Regroupement et le Registre des centres et instituts de recherche ne seront pas touchés par l'actuelle phase d'implantation de FRQnet.

  1. Les établissements auront-ils accès aux anciennes demandes de financement?

Oui, mais pour un certain nombre d'années seulement. Les FRQ implanteront dans FRQnet des règles limitant l'affichage des documents à un certain nombre d'années.

  1. FRQnet sera-t-il disponible en anglais?

Seules certaines sections de FRQnet seront disponibles en anglais, telles que les interfaces générales du portfolio électronique, la page de création du compte et le profil, les consentements et certains formulaires de demande de financement.

  1. Y aura-t-il des changements quant au mode de saisie des rapports financiers et à leurs dates limites de transmission?

Oui, il y aura des changements, mais ils varient selon le Fonds. Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d'échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), seront toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.

 

Le portail des établissements, juin 2017

Consultez la présentation.

Présentation lors du colloque de l'ADARUQ, novembre 2016

Consultez la présentation.