À propos de FRQnet

Dès le 20 juillet 2017, les membres de la communauté scientifique qui souhaitent transiger avec les Fonds de recherche du Québec seront appelés à utiliser FRQnet. Il s'agit du nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec : Nature et technologies, Santé, Société et culture. FRQnet vise l'harmonisation, la mise à jour technologique et la simplification des processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, au bénéfice de tous.


Le système  permet de gérer l'ensemble des étapes allant du dépôt d'une demande de financement, en passant par son évaluation et la gestion des octrois, jusqu'à l'analyse d'impacts des programmes, et ce, pour les trois Fonds de recherche du Québec.

 

Montréal, 27 avril 2018 – Au cours des derniers mois, nous avons franchi avec succès l'étape de l'évaluation des demandes de financement à l'aide du nouveau portail des évaluateurs de FRQnet. Les résultats de ces travaux ont servi à la planification budgétaire des octrois, annoncés le lundi 30 avril.

Le premier cycle annuel des opérations à l'aide de FRQnet ayant été complété, les travaux de planification de la phase d'amélioration de la 2e année de FRQnet ont déjà débuté il y a plusieurs semaines. Cette étape vise à bonifier le système à la suite de nombreuses demandes de modification recueillies au cours de la première année, et à simplifier les pratiques internes. La prochaine année sera donc centrée sur l'amélioration continue et l'échange des meilleures pratiques, en concertation avec les trois Fonds et les utilisateurs externes.

Rapports financiers

Simultanément, beaucoup de travail a été effectué en matière de reddition de comptes. À ce jour, 95 % des 2728 rapports financiers attendus pour 2016-2017 dans FRQnet sont disponibles pour les établissements reconnus par les FRQ ; les 5 % restants sont touchés par des problèmes de nature exceptionnelle (p.ex., changement d'établissements ou de chercheurs responsables) que les ressources informatiques tenteront de résoudre le plus rapidement possible. Dans une optique d'amélioration continue, plusieurs bonifications sont prévues pour le déploiement des rapports financiers 2017-2018 à la suite de nos échanges avec les membres des services des finances des universités, notamment dans la disposition visuelle des rapports et l'implantation de certaines règles de validation. Des travaux sont également en cours sur le transfert de données en format XML, dont l'implantation devrait être complétée pour avril 2019. L'ouverture des rapports financiers 2017-2018 est prévue d'ici la fin septembre. Le but de la manœuvre est de clore complètement l'exercice de reddition de comptes 2016-2017 et d'apporter les améliorations les plus importantes. La date limite pour les rapports 2017-2018 est fixée au 30 janvier 2019. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers 2017-2018; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), seront toujours requis pour une dernière année hors FRQnet.

Conformément à notre démarche depuis le début du projet, nous réitérons notre volonté de faire preuve de flexibilité pour tenir compte de la réalité de chacun. Les très nombreux échanges des dernières semaines sur les rapports financiers témoignent de l'importance de nos collaborations, non seulement dans le cadre plus récent de la reddition de comptes, mais aussi pour l'ensemble de nos activités communes.

Confirmation d'inscription

Les FRQ ont revu le processus de confirmation d'inscription des titulaires de bourses de formation dans le portail des établissements FRQnet afin de le simplifier et d'aider les établissements à assurer les meilleurs suivis des dossiers à confirmer. À noter que la confirmation d'inscription des titulaires de bourses de formation financés par le FRQS dont l'établissement universitaire est situé au Québec se fera également par le portail des établissements si la confirmation n'a pas été déjà envoyée par les titulaires. La nouvelle solution en place sera disponible à la mi-mai au plus tard. Des communications particulières seront adressées dans les prochains jours aux détenteurs de rôles « Agents de liaison » dans le portail des établissements.

Bureaux de la recherche

Les FRQ inviteront bientôt les membres des bureaux de la recherche à une rencontre d'échanges sur le portail des établissements qui aura lieu à la mi-juin. L'objectif de cette rencontre sera, entre autres, de faire le point sur le premier cycle annuel des opérations, de présenter les principales améliorations apportées au portail, ainsi que de préparer l'ouverture des concours 2019-2020.

Besoin d'aide?

Consulter la page web sur les Établissements reconnus pour gérer du financement pour devenir un établissement reconnu par les FRQ.

Pour des questions techniques concernant le portfolio électronique des Fonds de recherche :

FRQNT : centre.assistance.nt@frq.gouv.qc.ca
FRQS : centre.assistance.sante@frq.gouv.qc.ca
FRQSC : centre.assistance.sc@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés, dont les coordonnées sont disponibles dans les sites Web de chacun des Fonds.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou le développement de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca.

Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions dans leurs sites.

Un répertoire de l'ensemble des capsules vidéo explicatives se trouve également dans les pages dédiées à FRQnet, dans les sites des FRQ.

 

Portfolio électronique

 

Portail des établissements


Portail des évaluateurs

 

 


Dernière mise à jour : 15 septembre 2017

  1. Qu'est-ce que FRQnet?

FRQnet est le nom du nouveau système de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec (FRQ) : Nature et technologies; Santé; Société et culture.

  1. Pourquoi un nouveau système?

FRQnet a été développé pour harmoniser et simplifier les processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, et pour en effectuer la mise à jour technologique.

  1. Quels seront les avantages de FRQnet?

Le système permet de gérer, de façon intégrée, l'ensemble des étapes allant du dépôt des demandes de financement à leurs évaluations, à la gestion des octrois et à l'analyse d'impact des programmes pour les FRQ. C'est l'outil principal de transaction avec les FRQ, quel que soit le Fonds auquel on s'adresse.

  1. Qui sont les utilisateurs de FRQnet?

Toutes les personnes qui transigent avec les FRQ en lien avec une demande de financement ou la gestion d'un octroi seront appelées à utiliser FRQnet, que ce soit à titre de candidat, de détenteur d'un financement, d'évaluateur, de répondant, de mentor, de superviseur, de gestionnaire d'établissement, etc. À noter toutefois que quelques rares programmes ne sont pas touchés par FRQnet.

  1. FRQnet a-t-il un impact sur l'application e-Regroupement, utilisée par le FRQNT et le FRQSC, ou sur le Registre des centres et instituts de recherche du FRQS?

Non, e-Regroupement et le Registre des centres et instituts de recherche ne sont pas touchés par l'actuelle phase d'implantation de FRQnet. À cet égard, les programmes de subventions des centres de recherche du FRQS de même que ceux des regroupements stratégiques du FRQNT et du FRQSC ne sont pas intégrés dans FRQnet.

  1. Quand FRQnet sera-t-il fonctionnel?

La mise en ligne de FRQnet est prévue pour le 20 juillet 2017.

  1. Comment FRQnet affecte-t-il les façons de faire?

FRQnet étant un système commun aux trois Fonds, il présente des fonctionnalités différentes de celles auxquelles les utilisateurs étaient habitués. Bien que les changements soient plus ou moins importants selon les utilisations, FRQnet se veut le plus convivial possible. Des séances d'information sous forme d'ateliers ont été offertes au cours des dernières semaines et des capsules vidéo sont disponibles sur les sites de chacun des Fonds (voir l'onglet capsules dans cette page). D'autres capsules concernant notamment l'évaluation seront diffusées au courant de l'automne.

  1. Quels sont les liens entre les informations partagées par chacun des Fonds?

L'information saisie dans FRQnet est conservée dans une base de données commune aux FRQ.  Cependant, seules les personnes autorisées, qui ont besoin de connaître cette information pour l'évaluation, la gestion d'un octroi ou son suivi, ont accès à ces informations.

Les conseillers scientifiques et autres mandataires des FRQ, les évaluateurs, les employés des établissements gestionnaires et toute autre personne à qui il sera demandé de collaborer à l'évaluation ou à la gestion des octrois doivent signer des engagements de confidentialité.  Ce partage d'information s'inscrit en réponse aux attentes de la loi constitutive des Fonds, qui exige une mise en commun de leurs activités administratives (RLRQ, c. M 15.1.0.1, art. 33).

  1. Dans FRQnet, les formulaires de demandes de bourse ou de subvention sont-ils communs pour les mêmes programmes entre les FRQ?

À court terme, chacun des Fonds maintient les liens entre ses programmes et ses formulaires. À long terme, les FRQ travailleront à harmoniser la forme et les contenus des formulaires lorsqu'il s'agit exactement des mêmes programmes.  Cependant, tous les programmes prennent appui sur des règles de base communes : les Règles générales communes.

  1. Les fichiers joints aux CCV sont-ils harmonisés?

Il n'y a pas de changements quant aux fichiers joints aux CCV pour les concours de l'automne 2017; chaque personne continuera à remplir le fichier joint du Fonds auprès duquel elle postule. Les FRQ sont en discussion avec les responsables du CCV pour améliorer ce processus.

  1. Les utilisateurs de FRQnet doivent-ils se créer un nouveau NIP?

Non, il n'y a pas de NIP dans FRQnet. Toutes les personnes utilisant FRQnet pour la première fois seront invitées à prendre connaissance des nouvelles politiques d'utilisation de FRQnet et à remplir un profil. Toutefois, les personnes qui avaient un NIP pour accéder à l'ancien système des FRQ doivent l'utiliser, ainsi que leur mot de passe, lors de la première connexion à FRQnet. Une fois leur profil rempli, c'est l'adresse courriel qui devient par la suite l'identifiant principal.

  1. Est-il nécessaire de remplir un profil?

Oui, tous les utilisateurs de FRQnet doivent remplir un profil.  L'adresse courriel sert d'identifiant principal (compte utilisateur).  Néanmoins, les FRQ verront à lier tous les anciens dossiers et tous les nouveaux dossiers de chaque personne pour assurer un suivi.

Dans FRQnet, le  même identifiant et le même mot de passe sont utilisés quel que soit le rôle que la personne sera appelée à jouer dans FRQnet : candidat, candidate, évaluateur, évaluatrice,  employé, employée d'un établissement gestionnaire, etc.

  1. Si un utilisateur change d'adresse de courriel, doit-il se créer un nouveau compte utilisateur?

Non, il est important de ne pas se créer un nouveau compte utilisateur si l'on change d'adresse de courriel. En effet, une multitude de données sont liées au compte utilisateur telles que les demandes passées, les informations concernant le financement reçu et l'association au CV commun canadien. Dans le cas d'un changement d'adresse de courriel, il faut simplement accéder à son portfolio électronique avec son ancienne adresse et la modifier par la suite dans son profil. Ainsi, toutes les données liées au compte seront conservées.

  1. Est-il nécessaire de se créer un compte utilisateur différent pour chacun des trois Fonds?

Non, un seul compte utilisateur est nécessaire pour transiger avec l'un ou l'autre des trois Fonds et pour accéder aux différents portails. Le passage d'un Fonds à l'autre se fait par l'entremise d'une page commune aux trois Fonds.

  1. Est-il nécessaire de se créer un compte utilisateur différent selon le rôle joué (candidat, superviseur, évaluateur, gestionnaire d'établissement, etc.)?

Non. Quels que soient le ou les rôles joués par l'utilisateur de FRQnet, celle-ci utilisera un seul compte.

  1. Les dossiers actuels sont-ils transférés dans FRQnet?

Oui, les dossiers d'octroi en cours ont été transférés dans FRQnet.  Il en va de même de certains éléments des dossiers dont le financement est terminé. Cependant, toute la base de données d'archives ne sera pas versée dans FRQnet, et ce,  par souci de sécurité et en conformité avec le calendrier de conservation des données des FRQ.

Soulignons que FRQnet n'est pas un outil d'archivage à long terme. Il est recommandé de faire des copies pour ses archives personnelles.

  1. Y a-t-il des changements par rapport au mode de fonctionnement en termes de reddition de comptes, dans la gestion de leur octroi, pour les personnes actuellement boursières ou détentrices d'une subvention?

Les interfaces avec FRQnet sont différentes des interfaces qui étaient disponibles jusqu'à maintenant et les types d'interventions à effectuer pour les titulaires de bourses ou de subventions sont plus harmonisés entre les FRQ : rapport d'étape, demande de versement, rapport final, rapport financier, demande de modifications, etc.

Des capsules d'information ont été produites par les FRQ pour s'assurer que les modules en lien avec la gestion du financement et de la reddition de comptes sont bien remplis. Elles sont disponibles sous l'onglet capsule de cette page. D'autres capsules seront produites à l'automne. Toutes les personnes doivent être attentives de manière à pouvoir s'approprier ces informations dès la mise à leur disposition du portail « portfolio électronique », qui remplace celui de « mon dossier » actuellement actif aux FRQNT et FRQSC. Les titulaires de bourses ou de subventions du FRQS utilisent déjà un portail appelé « portfolio électronique », auquel quelques modifications ont été apportées.

  1. Y a-t-il des changements quant au mode de saisie des rapports financiers et à leurs dates limites de transmission?

Oui, il y a des changements, mais ils varient selon le Fonds. Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d'échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), sont toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.

  1. Avec quels navigateurs FRQnet est-il compatible?

FRQnet a été testé sur les plus récentes versions des navigateurs suivants :  

  • Chrome (versions C35 et C34 ou plus récentes)
  • Firefox (versions FF30 et FF29 ou plus récentes)
  • Internet Explorer (versions IE 10, IE 11 ou plus récentes)
  • Safari (version S7 ou plus récente)

Si votre navigateur n'est pas à jour, cela pourrait vous occasionner des difficultés d'accès à FRQnet.  Le site est visible sur les autres versions des navigateurs, mais elles n'ont pas été testées. Ainsi, certains éléments peuvent ne pas s'afficher conformément.

  1. FRQnet sera-t-il disponible en anglais?

Seules certaines sections de FRQnet seront disponibles en anglais, telles que les interfaces générales du portfolio électronique, la page de création du compte et le profil, les consentements et certains formulaires de demande de financement.

  1. Quel genre d'appuis les FRQ offrent-ils en cas de difficultés à utiliser le système?

Pour des questions d'ordre technique dans le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes de financement, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

Un répertoire de l'ensemble des capsules vidéo explicatives se trouve également dans les pages dédiées à FRQnet (deuxième onglet).